Ti capita di sentire la necessità di essere più organizzato o migliorare la tua produttività? Passi la tua giornata in una frenesia di attività per poi chiederti a fine giornata come mai molte delle attività sono rimaste inconcluse? Se ti riconosci in queste dinamiche la lettura di questo articolo sul Time Management potrà esserti di aiuto per individuare i momenti della giornata non sfruttati e a migliorare il tuo lavoro quotidiano.

1) Il tempo non può essere gestito, ma puoi gestire te stesso!

La prima cosa da capire del Time Management: non importa quanto tu sia organizzato, avrai sempre solo 24 ore in un giorno. Quello che puoi realmente cambiare a tuo vantaggio è il modo in cui lo usi al meglio.

Per quanto banale il consiglio possa sembrare è un punto di partenza fondamentale. Serve infatti a comprendere che per ottimizzare il proprio tempo bisogna lavorare anche sugli sprechi di pochi minuti.

2) Il multitasking è un mito!

Il multitasking non funziona, anzi ti fa perdere tanto tempo: secondo studi recenti si parla del 20%.

Il numero ottimale di task da seguire, in qualsiasi sistema, è uno. Questo è un dato scientifico e se pensi di costituire un’eccezione, sbagli. Quello che stai facendo realmente si chiama “switch-tasking”, ovvero saltare (più o meno velocemente) da un task ad un altro, il che costituisce uno spreco delle tue risorse mentali e di tempo.

3) Crea i tuoi obiettivi per il Time Management

Focalizzarti sulla gestione del tempo ti aiuterà a cambiare realmente i tuoi comportamenti, non ad avere più tempo (questo è impossibile da ottenere).

Un buon inizio sarebbe l’individuazione e l’eliminazione delle attività che ti fanno perdere tempo ogni giorno.

Per una settimana, per esempio, ti consiglio di impostare l’obiettivo di non prendere telefonate personali o rispondere a messaggi di testo non correlati al lavoro mentre lavori (o, in alternativa, di farlo solo in un lasso di tempo prestabilito).

4) Implementare un piano specifico di Time Management

Dopo che hai creato i tuoi obiettivi il lavoro non è finito. Devi pensare ad implementarli, può essere un processo complicato e richiederti del tempo (si tratta infatti di reimpostare tutta la routine quotidiana).

In seguito è poi necessario quindi non solo impostare gli obiettivi specifici, ma anche monitorarli a tempi scadenzati per assicurarmi che i cambiamenti diano i risultati voluti. In caso contrario devi passare a individuare le cause che lo impediscono.

“Write down three outcomes for the day.

… for the week.

… for the year.”

5) Individua le attività che ti fanno perdere tempo

La nostra routine quotidiana è densa di attività e agenti esterni che ci rubano molto del tempo che potrebbe essere usato in modi molto più produttivi. Quali sono queste attività nel tuo caso?

La maggior parte delle persone ammette di passare troppo tempo a navigare in rete, leggendo e rispondendo a e-mail, pubblicando su Facebook, partecipando a riunioni che si protraggono più del necessario, o effettuando chiamate personali.

Questo è quanto risposto all’89% degli intervistati, in un sondaggio da salary.com:

  • Il 31% dichiara di perdere circa 30 minuti al giorno
  • Il 30% dichiara di perdere circa un’ora al giorno
  • Il 16% dichiara di perdere circa due ore al giorno
  • Il 6% dichiara di sprecare circa tre ore al giorno
  • Il 2% arriva a dichiararne quattro ore al giorno

“Effectiveness is doing the right things,

but efficiency is doing things right.”

– Scott Hanselman

6) Utilizzare strumenti di Time Management

Che si tratti di un Day-Timer, di un software di integrazione o un app tracker, il primo passo per utilizzare al meglio la tua giornata è sapere con precisione il tuo obiettivo attuale e pianificare quelli futuri. Un programma software come Outlook, ad esempio, consente di pianificare facilmente gli eventi e può essere impostato per ricordare gli eventi in anticipo, rendendo più facile la gestione del tempo.

Un software di integrazione può andare oltre, (es. integrando l’app tracker con Outlook) in modo da creare regole personalizzate e notifiche ad hoc

7) Priorità dei tuoi compiti

Ogni mattina dovresti partire individuando le attività più importanti tra quelle previste per la giornata, e iniziando a impostare un vero e proprio benchmark delle tue prestazioni. Con l’andar del tempo ti aiuterà a scegliere meglio e più in fretta le attività prioritarie.

Se hai 20 compiti per un determinato giorno, quanti di questi puoi effettivamente portare a termine?

8) Impara a delegare e/o esternalizzare.

Delegare è una delle cose più difficili da imparare a fare per molti imprenditori ma talvolta anche per i manager e responsabili.

Non importa non importa che la tua attività sia grande o piccola, è invece importante che non sia lo spettacolo di una sola persona – devi lasciare che altre persone portino un po ‘di carico e contribuiscano alla crescita del gruppo.

“Being busy is a form of laziness—

lazy thinking and indiscriminate action.”

Timothy Ferriss

9) Stabilisci una routine e seguila il più possibile.

Mentre emergono crisi, sarai molto più produttivo se avrai una routine collaudata da seguire per la maggior parte del tempo.

Creare e seguire una routine personalizzata permette alla maggior parte delle persone di portare a termine più velocemente i propri task, invece che sprecare tempo a ragionare di volta in volta su come iniziare.

10) Prenditi l’abitudine di stabilire dei limiti di tempo per le varie attività

Anche attività semplici come la lettura e la risposta a un messaggio di posta elettronica possono farti consumare ore preziose. Impostare un limite di tempo, per esempio un’ora al giorno, completamente dedicato a una certa attività ti permette di aumentare il focus e avere un obiettivo prefissato: leggere e rispondere a tutti entro un’ora.

“If it’s not helping me to make money,

if it’s not improving my life in some way,

it’s mental clutter and it’s out.”

Christopher Hawkins

11) Organizza il tuo sistema

Un altro esempio di attività che fanno sprecare tempo prezioso, inutilmente? Cercare file sul computer (specialmente su desktop disordinati).

Investi un po’ del tuo tempo per organizzare al meglio il tuo sistema. Riuscirai a trovare quello che ti serve molto più rapidamente e tutte le tue attività ne beneficieranno!

12) Sfrutta il tempo che passi in attesa

Dalle riunioni con i clienti agli appuntamenti dentistici, è impossibile evitare di aspettare qualcuno o eliminare completamente i tempi morti.

Ma possiamo sicuramente fare in modo di riempirli con cose che solitamente sono in coda di lavoro.

La tecnologia ci rende oggi molto facile lavorare ovunque siamo; il tablet o lo smartphone  ci aiutano a rimanere connessi e molti altri software ci possono aiutare a rimanere collegati e aggiornati con le varie attività, anche quando sei fuori ufficio.

Utilizzare un prodotto di integrazione cloud ti potrebbe consentire di creare regole specifiche tra i programmi che usi solitamente (cloud, ma anche quelli in locale) in modo tale che certe attività ripetitive vengano automatizzate, e ricevere notifiche per qualsiasi altro evento.

Conclusione: il tempo è tuo, prendine il controllo!

L’ultimo consiglio vuole essere la summa di tutti quelli dati finora. Se ti senti sopraffare dagli impegni di lavoro (ma vale anche per quelli personali) sappi che riprenderne il controllo è possibile, seguendo due  semplici regole: elimina tutti gli elementi non strettamente indispensabili del tuo lavoro e sfrutta al massimo la tecnologia!

La parola chiave quando si parla di Time Management è il focus: concentrati solo su compiti di alto valore, guadagnerai in produttività e gratificazione!

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